O ClickUp é um software de gerenciamento de projetos que pode ser bastante útil no dia a dia dos consultores. Isso porque ele permite fazer a gestão de todo o trabalho em uma única plataforma.
Assim como um canivete suíço, o ClickUp é uma ferramenta que pode ser usada de diferentes formas. E quase tudo pode ser personalizado.
Embora tenha um propósito parecido com o de outros softwares, como o Trello, ele organiza as informações a partir de uma lógica diferente.
Vem comigo para entender como a ferramenta funciona e aprender a usá-la a seu favor!
ClickUp: o que é e para que serve?
Embora seja muito usado pelas startups e empresas de todos os tamanhos, o ClickUp também pode revolucionar a rotina de trabalho dos consultores independentes.
A ferramenta pode ser usada para centralizar informações, projetos e tarefas da sua consultoria em um único lugar. E ainda oferece a possibilidade de personalizar todo o painel de trabalho para deixá-lo de um jeito que funcione para você.
Ou seja, é você quem decide como deseja visualizar seus dados e itens de trabalho, facilitando o rastreamento de tudo o que precisa para manter seus projetos em andamento, como listas de tarefas, calendário, quadros de fluxos de trabalho, mapas mentais, etc.
5 dicas para começar a usar os principais recursos do ClickUp
Confira as dicas abaixo para explorar o ClickUp e aproveitar as vantagens que ele oferece:
1. Use a hierarquia para organizar seu trabalho
O primeiro passo é entender a hierarquia do ClickUp, que vai dos itens mais abrangentes para os mais específicos:
- Workspace (área de trabalho) é onde todas as informações, de um ou de vários projetos são armazenadas e gerenciadas. Você pode criar quantos Workspaces quiser, mas as informações não podem ser transferidas de um para outro.
- Spaces (espaços) servem para você segmentar sua área de trabalho e podem ser personalizados para diferentes usos e fluxos de trabalho. Para ajudar no controle, é possível adicionar status (a fazer, em progresso, revisar e concluído) e ClickApps para definir prioridades, tags, entre outras funções.
- Folders (pastas) estão abaixo dos Spaces e são opcionais, para caso você precise separar ainda mais as informações.
- Lists (listas) podem ser criadas abaixo dos Spaces ou dos Folders para facilitar a visualização das informações e inserir as tarefas relacionadas.
- Tasks (tarefas) são personalizáveis e permitem adicionar anexos, checklists, data de início e de conclusão e atribuir responsáveis caso o trabalho envolva outras pessoas.
2. Fique no controle de tudo com a Home e as Task Trays
Ao clicar em Home, você consegue monitorar todas as suas tarefas e organizar o seu fluxo de trabalho. Assim, nada passa batido.
Uma dica é começar o dia acessando a Home para ver tudo o que está andamento. Então, você identifica as tarefas que são prioritárias e as coloca na Task Tray.
Com isso, você não se perde em meio a tantas atividades. Conforme conclui as tarefas ao longo do dia, basta removê-las da Task Tray.
Ainda assim, estamos sujeitos às inúmeras distrações, como quando lembramos de não ter colocado o lixo para fora, dado água para as plantas ou atualizado uma apresentação para o cliente.
Você pode usar os Reminders (lembretes) para registrar tudo isso e não perder foco. Quando encontrar um tempinho ao final ou início de cada dia, basta acessar a Home para ver os seus lembretes.
3. Crie documentos para tudo o que precisar
No ClickUp, você consegue incorporar os documentos que quiser, em qualquer item da sua área de trabalho. Dentro de cada documento, você pode marcar outro usuário, inserir uma tarefa ou até outro documento.
É possível criar novos documentos dentro da própria plataforma como também fazer o upload do seu dispositivo ou do Google Drive, OneDrive, Box ou Dropbox.
Facilita muito na hora de encontrar o que você precisa, já que os documentos podem ser inseridos no espaço de cada projeto e relacionados a determinadas tarefas.
4. Monitore o seu tempo
Prever quanto tempo é gasto com uma tarefa ou projeto costuma ser um desafio na vida dos consultores.
No entanto, essa estimativa é essencial para tornar o seu trabalho mais eficiente e também para cobrar valores justos pelos seus projetos.
Com o ClickUp, você consegue monitorar o seu tempo em tempo real graças ao recurso desenvolvido especialmente para esse fim.
5. Explore a ferramenta para descobrir se ela funciona para você
O ClickUp conta com planos pagos, voltados a equipes, e um plano gratuito para uso pessoal. Isso significa que você consegue usar diversos recursos sem ter que fazer nenhum investimento.
Literalmente, não custa nada experimentar a ferramenta para ver se ela atende às suas necessidades.
Por ser um pouco complexo em comparação a outros softwares, algumas pessoas podem ter dificuldade de se acostumar com o ClickUp. Mas é tudo uma questão de familiaridade.
Se achar muito complicado, tente outras opções. Ferramentas como o Trello e o Todoist costumam ser mais intuitivas e, portanto, mais fáceis de serem usadas. E podem te ajudar tanto quanto o ClickUp a gerenciar as inúmeras demandas do dia a dia.
No final das contas, a ideia é contar com o apoio das tecnologias disponíveis para otimizar o seu trabalho, aumentar sua produtividade e tornar a sua rotina mais tranquila.
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