O escopo é a base para a realização de qualquer projeto de consultoria. Mas o que garante que ele seja seguido ao longo do processo de execução é a declaração de escopo.
Este documento, elaborado durante o planejamento, apresenta a descrição do trabalho, identifica os interessados e traça limites para o que faz parte ou não do projeto.
Dessa forma, além de facilitar o trabalho de gestão, ajuda a garantir que o plano inicial seja seguido e os resultados esperados sejam alcançados.
Continue lendo para saber mais sobre a declaração de escopo, quais informações o documento deve incluir e a sua importância para o sucesso dos projetos!
O que é declaração de escopo?
“Declaração de escopo” é o nome dado ao documento que descreve em detalhes as atividades que serão realizadas num projeto. Ou seja, nada mais é do que um registro do escopo.
Durante as diversas etapas do projeto, o documento facilita o gerenciamento do escopo.
Isso quer dizer que permite ao gerente acompanhar o andamento do projeto e fazer ajustes quando necessário.
Por meio dele, as partes envolvidas estabelecem um acordo em relação aos objetivos, entregas, restrições, premissas, prazos, custos, o que está dentro e o que está fora do projeto, entre outros detalhes.
Com isso, a declaração de escopo ajuda a garantir o entendimento entre os envolvidos e de todas as etapas.
Também serve como guia para os profissionais que irão trabalhar no projeto e meio de avaliação posterior. A partir do que foi estabelecido no escopo, as equipes podem medir o grau de sucesso do projeto.
A declaração de escopo contém que tipo de informação?
Veja a seguir quais são as informações que devem constar na declaração de escopo dos seus projetos:
Justificativa
Esta costuma ser a primeira sessão do documento. Seu objetivo é explicar a necessidade do projeto, os motivos pelos quais ele foi criado.
Afinal, sem uma finalidade clara, não há como apresentar boas propostas.
Dessa forma, vale a pena descrever por que determinados procedimentos serão realizados e como eles irão impactar o projeto.
Objetivos
Nesta parte, você deve descrever os objetivos do projeto, uma informação que jamais pode faltar na declaração do escopo.
Cada objetivo deve ser acompanhado de metas claras e mensuráveis a serem alcançadas pelos profissionais envolvidos. Só assim será possível acompanhar o andamento bem como avaliar se as atividades estão gerando os resultados esperados.
A partir dos objetivos definidos, fica mais fácil detalhar outras partes do escopo.
Limites
A declaração de escopo é um documento conhecido por estabelecer limites claros em relação ao que está ou não incluído no projeto.
Mesmo que os envolvidos tenham tratado do assunto e chegado a um acordo, tudo deve ser documentado.
Isso evita que, em uma etapa futura, surja um possível desentendimento por conta da cobrança de uma entrega que havia sido “prometida” no início.
Critérios de aceitação
Além de atender aos prazos, as entregas devem seguir critérios de aceitação estabelecidos entre as partes envolvidas.
Isso quer dizer que a declaração de escopo precisa incluir um conjunto de parâmetros e condições a serem atendidos para uma entrega ser aceita.
Restrições
Na sessão de restrições, todas as limitações que podem surgir ao longo do caminho devem ser descritas. Ou seja, os possíveis riscos capazes de gerar entraves.
Entre os mais comuns estão, por exemplo, o orçamento limitado ou a falta de recursos humanos.
Ao elaborar a declaração de escopo, todos os riscos que podem afetar o projeto devem ser mapeados para garantir a viabilidade dele e a satisfação dos envolvidos.
Premissas
As premissas costumam estar associadas ao escopo do projeto, tempo e recursos financeiros.
Seja na própria declaração de escopo ou num documento à parte, crie uma lista das premissas, faça uma descrição de cada uma delas e dos impactos gerados caso elas não sejam confirmadas.
Entregas
As entregas que serão feitas ao longo do projeto também devem ser devidamente documentadas na declaração de escopo.
Incluem tanto os principais produtos e/ou serviços do projeto quanto a entrega de outros materiais não menos importantes, como é o caso dos relatórios, por exemplo.
Dependendo do tipo de entrega, um maior ou menor nível de detalhamento pode ser necessário.
Organização inicial
A organização inicial é a sessão que identifica todos os profissionais envolvidos na equipe do projeto.
Ainda, engloba as discussões sobre possíveis riscos, expectativas iniciais de cada um e monitoramento da execução do projeto.
Estimativa de custos
A estimativa de custos identifica os custos esperados para as etapas de planejamento e de execução do projeto: materiais, ferramentas, recursos humanos, etc.
Com isso, é possível determinar o orçamento e fazer o devido gerenciamento dos valores.
Trata-se de algo fundamental, já que o sucesso do projeto depende de um bom planejamento financeiro.
Cronograma
O cronograma deve definir as datas para início dos trabalhos, tempo necessário para finalização de cada etapa, prazos de entrega, além das reuniões entre os envolvidos.
A partir disso, fica mais fácil visualizar o projeto como um todo e definir a ordem das atividades com base na dependência entre elas.
Por que a declaração de escopo é crucial para o sucesso do projeto?
Agora que você sabe quais informações compõem a declaração de escopo, podemos falar sobre a importância desse documento para qualquer tipo de projeto.
Não é por acaso que a elaboração dele faz parte das boas práticas sugeridas pelo Guia PMBOK®, principal referência na área de gerenciamento de projetos.
Estamos falando de uma documentação muito relevante, pois descreve todo o projeto e os pontos que devem ser atendidos.
Acima de tudo, serve de base para o cronograma, definição de recursos necessários e do orçamento do projeto. Ao mesmo tempo em que auxilia, funciona como um contrato importante entre as partes envolvidas.
Sobretudo em projetos maiores, esse registro faz toda a diferença.
Além disso, deve ficar disponível para os membros da equipe, consultor e clientes consultarem a qualquer momento.
Se for preciso, o documento pode passar por atualizações, desde que sejam feitas em comum acordo.
Sabendo da sua importância, vale a pena investir parte do seu tempo e energia na elaboração da declaração de escopo. Quando bem feita, ajuda a evitar riscos, garante o alinhamento entre as partes envolvidas e o alcance dos objetivos.
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