Planilha de Controle de Frota em Excel 5.0

Planilha de Controle de Frota em Excel 5.0

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Controle toda a sua frota por tipo de veículo (caminhões, carros, motos, etc), motoristas e monitore manutenções (preventivas e corretivas), pneus, rodagem e abastecimento.

Novidades da Versão 5.0:

  • Controle de receitas, custos e resultado de fretes
  • Controle detalhado de multas
  • Novos relatórios e dashboards (Fluxo de Caixa, Top 5, etc)
  • Melhorias nos dashboards e gráficos
  • Facilidade de troca da logo em todas as abas com um só clique
  • Customização rápida de cores e fontes do menu
  • Novo layout de menu (escondido ou aberto) melhora visualização
  • Multi idiomas

Cadastro

Comece cadastrando veículos, motoristas, oficinas, tipos de manutenção e outros dados. Coloque os dados principal de cada um deles e registre se os documentos precisam de atualização ou estão em dia.

Controle de Viagens

Faça lançamentos das viagens com os principais dados: receitas, abastecimento, motoristas responsáveis, cidades de origem e cidades de destino, custos com pedágios, multas, outros custos e o resultado. Monitore as viagens de cada veículo e cada motorista.

Controle de Manutenções e Multas

Cadastre as manutenções de cada veículo, tipo de manutenção e causa. Informe também se a manutenção foi preventiva ou corretiva. Assim você consegue controlar os principais custos com manutenções, inclusive analisando por veículo. Além disso, você também consegue controlar todas as multas e respectivas pontuações.

Controle de Trocas

Controle as principais trocas que você deve fazer em seus veículos: Pneus, Óleo, Freios e Filtros. A Planilha avisa de acordo com a Rodagem dos Veículos o que deve ser trocado.

Controle Financeiro

Além do controle de receitas e custos com viagens, a planilha tem uma área para registro de outas receitas e despesas com marketing, pessoal e operações para te permitir uma análise completa do seu fluxo de caixa.

Relatórios

Analise todos os dados registrados na planilha em 6 relatórios diferentes: Fluxo de Caixa, Logística, Manutenção, Análise Individual por Veículo e por Motorista, Impressão e Análise de Indicadores.

Dashboards Automáticos

Analise 5 painéis de controle com os gráficos e indicadores mais importantes da planilha através de um relatório mais visual e de fácil compreensão gerado automaticamente

 

Vídeo Explicativo desse Modelo

 

O que é controle de frota?

O controle de frota diz respeito à gestão dos veículos de uma empresa, o que inclui manutenção, rotas, consumo, orçamentos, motoristas, entre outras informações.

Portanto, é um trabalho importante não apenas para transportadoras como também para empresas que possuem mais de um veículo em operação.

Além de garantir que os veículos estejam em boas condições, o controle de frota acompanha o desempenho dos motoristas.

Inclui ainda a criação de rotas, controle do desgaste de pneus e outras peças, gestão de abastecimento e tudo o que é necessário para máxima eficiência da frota.

Qual a importância do controle de frota?

Toda empresa que deseja aproveitar o potencial de sua frota precisa investir no controle de frota.

Em primeiro lugar porque esse trabalho de gestão cumpre uma missão essencial: organizar processos da operação de transportes.

Dessa forma, a empresa se torna capaz de acompanhar as informações mais relevantes e tomar decisões estratégicas.

Quando bem feito, o controle de frotas gera diversos benefícios, como:

  • redução de custos: otimiza recursos que poderiam ser comprometidos com gastos desnecessários ou menos prioritários;
  • aumento da produtividade: permite criar rotas e monitorar veículos com mais facilidade;
  • ganho em segurança: reduz a chance de acidentes por meio de treinamentos e esforços de prevenção;
  • melhoria nos resultados: ao acompanhar as informações e estabelecer metas, os resultados tendem a ser cada vez melhores.

Portanto, saiba que o investimento no controle de frota compensa!

A empresa ainda aproveita as vantagens de ter um time mais engajado, munido de informações para identificar problemas, evitar falhas e tomar decisões assertivas.

Como fazer o controle de frota com eficiência

Veja, a seguir, como colocar o controle de frota em prática e aproveitar os benefícios que ele oferece para as empresas:

Crie uma política de frotas

A política de frotas é um documento que reúne tudo o que os colaboradores precisam saber sobre as operações de transporte, como:

  • lista de veículos com as devidas identificações;
  • como fazer a condução de forma adequada;
  • quais atitudes e comportamentos adotar em determinas situações;
  • instruções sobre inspeção veicular;
  • e demais processos que devem ser seguidos.

Se a sua empresa ou do seu cliente ainda não tem, vale a pena separar um tempo para elaborá-la.

É o primeiro passo para padronizar as atividades relacionadas à frota e disponibilizar informações para a equipe toda.

Conhecer os veículos e os gastos

Outro aspecto fundamental é fazer um acompanhamento constante dos veículos da empresa com ajuda de uma planilha.

Além da placa e modelo do veículo, anote outros dados relevantes:

Ao cruzar essas informações, fica mais fácil avaliar o custo-benefício dos veículos e entender quais são mais eficientes e econômicos. 

Prever as despesas

A partir do momento em que as informações dos veículos são sempre atualizadas, a empresa pode prever as principais despesas.

E isso faz toda a diferença na gestão dos recursos disponíveis.

Se você sabe quanto determinado carro consome, é possível fazer uma previsão do gasto mensal com combustível.

Ainda, sabendo a média de quilômetros rodados, a empresa pode se programar para fazer a troca de óleo, substituição dos pneus e outras manutenções básicas.

Manter a manutenção preventiva em dia

A expressão “prevenir é melhor do que remediar” funciona para o controle de frota.

Isso porque as manutenções preventivas evitam despesas maiores quando a empresa menos espera.

Se cada peça recebe os cuidados no tempo certo, serviços complexos e surpresas desagradáveis são evitadas.

Assim, o veículo não precisa fica parado por muito dias, o que poderia prejudicar a operação.

Também vale lembrar que a manutenção preventiva ajuda a garantir a segurança dos motoristas da empresa.

Monitorar e gerenciar as rotas

A eficiência do controle de frota depende do acompanhamento das rotas percorridas por cada veículo.

Quando se trata de um serviço de entrega de produtos, por exemplo, quanto mais clientes forem incluídos numa mesma rota, melhor.

Além de eles esperarem menos, a empresa otimiza os serviços por quilômetro rodado, gerando economia.

E não se pode deixar de lado a segurança.

O gerenciamento da rota ajuda a evitar caminhos que podem oferecer riscos aos motoristas.

Dessa forma, a empresa pode traçar rotas com trajetos mais curtos, econômicos e menos arriscados.

Avaliar o desempenho dos motoristas

A eficiência do controle de frota depende de avaliações constantes da performance dos motoristas.

Elas ajudam o gestor a entender o comportamento da equipe, identificar falhas e necessidades.

Dependendo do caso, talvez seja preciso oferecer treinamentos de direção defensiva, desenvolver políticas internas, além de iniciativas de reconhecimento e recompensa.

Tudo isso com o objetivo de promover a melhoria de resultados aliada à segurança e bem-estar dos colaboradores.

Criar metas

A partir do levantamento de informações, a empresa tem condições de traçar metas para aumentar ainda mais a eficiência da frota.

Essas metas podem ser financeiras, de otimização de atendimentos, de sustentabilidade, entre outras.

Além de contribuir com o negócio, a adoção de metas produzem efeitos positivos para o trânsito, clientes e comunidade atendida.

Em parceria com as outras áreas e tendo o planejamento estratégico como norte, contribuem efetivamente para o crescimento da empresa.

Usar uma ferramenta adequada

O sucesso do controle de frota depende do uso de ferramentas desenvolvidas para esse fim, como a Planilha de Controle de Frota em Excel 5.0 da LUZ.

Com a ajuda da planilha, os gestores conseguem levantar e acompanhar todas as informações necessárias de forma prática.

Graças às funcionalidades disponíveis, você pode fazer adaptações de acordo com as necessidades da sua empresa ou dos seus clientes.

Ainda, a planilha conta com recursos automatizados para análise de dados, emissão de relatórios e dashboards com gráficos e indicadores.

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O LUZ Prime oferece uma vasta coleção de planilhas e apresentações que ajudam a simplificar o seu trabalho, economizar tempo e alcançar resultados surpreendentes.

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