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8 dicas para ter uma reunião de consultoria produtiva

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A reunião de consultoria é uma ocasião importante de troca com o cliente, mas que nem sempre é bem aproveitada. Para ser produtiva, o consultor precisa se preparar, ser objetivo e saber conduzir a conversa.

Afinal, ninguém quer sentir que está desperdiçando tempo.

Uma pesquisa da Korn Ferry mostrou que 67% dos profissionais acham que reuniões em excesso prejudicam sua eficiência no trabalho, e 34% perdem até 5 horas por dia em reuniões sem sentido.

Esse é um dos motivos pelos quais as pessoas estão sempre ocupadas demais. Mas ocupado é diferente de produtivo.

Em vez de fazer o seu cliente se sentir mais ocupado, torne a reunião de consultoria produtiva e faça os projetos avançarem.

Confira as dicas que considero fundamentais:

Dica #1: Prepare-se com antecedência

Chegar devidamente preparado para a reunião de consultoria contribui não só para a produtividade da conversa como também ajuda a passar uma boa impressão.

Então vamos ao básico. Você precisa saber o nome da empresa, em que mercado ela atua, que tipos de produtos ou serviços vende e sua organização geral.

Além do básico, se você já tiver um conhecimento mais profundo do mercado em questão, pode ter insights e ideias para apresentar, dependendo do contexto da reunião.

Só para te dar um exemplo, recentemente em uma consultoria sobre precificação para uma empresa do mercado de Turismo, percebi que o portfólio de serviços e produtos estava muito enxuto e que existiam oportunidades ali.

Diante disso e usando como referência a Nectar & Pulse, sugeri a criação de produtos digitais de roteiros nichados, e a ideia foi super bem aceita pela cliente.

Ao se preparar, você consegue chegar na reunião com percepções que podem ser valiosas para a empresa e indicar possíveis caminhos, mostrando que você conhece bem o mercado

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E, para transmitir ainda mais confiança, vale a pena compartilhar um pouco do seu repertório e dos resultados que já entregou para outros clientes.

Dica #2: Defina os objetivos da reunião

Toda reunião de consultoria precisa ter objetivos bem claros, que devem ser comunicados ao cliente de antemão, como, por exemplo:

A necessidade desse encontro fica clara e o comprometimento tende a ser maior.

Dessa forma, você diminui as chances de o cliente desmarcar de última hora por julgar que o compromisso não é uma prioridade em um dia de agenda cheia.

Dica #3: Determine um tempo limite

Dicas para ter uma reunião de consultoria produtiva: Relógio na Parede

Uma reunião produtiva tem horário certo para começar e para terminar. Atrasar ou prolongar demais uma conversa não é nada agradável, sobretudo se o cliente estiver muito atarefado.

Portanto, seja pontual e, com base nos objetivos definidos, preveja o tempo necessário para discutir cada assunto.

Se o tema exige um bate-papo mais aprofundado, reserve um tempo maior – eu recomendo que não ultrapasse os 45 minutos. Mas, quando se trata de assuntos mais práticos, 20 minutos podem ser mais do que suficientes.

Dica #4: Lidere a reunião de consultoria

O consultor é quem deve conduzir a conversa com o cliente – não apenas por uma questão de produtividade.

Ao assumir a liderança da reunião, mostrando por onde se deve começar, qual é o norte e as decisões que precisam ser tomadas, você demonstra experiência e transmite segurança em relação ao que faz.

Nesse sentido, vale a pena também se atentar à linguagem corporal.

Isso porque o modo como você se porta, sua fala e seu olhar impactam a comunicação interpessoal e podem ajudar (ou não) a transmitir uma dose extra de confiança.

Portanto, é importante que, com o tempo, você tenha o seu próprio método dividido em etapas e entregáveis. Isso mostra ainda mais para o seu cliente que você tem a expertise para liderar o projeto de consultoria que está à frente.

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Dica #5: Ouça o cliente

Assumir o lugar de condutor da reunião de consultoria não significa falar mais que o cliente. Pelo contrário, o mais recomendado é ouvir mais e falar menos.

Principalmente em reuniões de vendas, se atentar às perguntas do SPIN Selling (situação, problema, interesse e necessidade) pode te ajudar a ter o entendimento completo do que o seu cliente precisa de fato.

Isso mostra que você está realmente interessado em escutar o que o cliente tem a dizer. Ou seja, não está ali só para fechar mais um projeto ou cumprir mais uma tarefa.

Mesmo que você não concorde com algum ponto de vista, deixe-o à vontade para se expressar.

Quando o cliente é sincero, o consultor consegue absorver outras informações, perceber a origem dos problemas e fazer um diagnóstico mais realista da empresa.

Dica #6: Faça as perguntas certas

Dependendo do perfil do cliente, ainda que você se mostre aberto para ouvir, pode ser difícil extrair dele as informações que precisa.

Por isso, sobretudo nesses casos, minha dica é fazer perguntas instigantes, do tipo que pedem respostas mais completas.

Em vez de perguntar apenas “qual é a dificuldade da empresa hoje?”, pergunte sobre a origem do problema e como ele tem afetado o negócio.

Ou, no lugar de “acha que a empresa está pronta para uma mudança?”, questione o cliente sobre quais barreiras internas ele identifica para implementar uma solução.

Ao fazer perguntas mais complexas, fica mais fácil aprofundar o diálogo. Também é uma forma de evitar que a reunião de consultoria se transforme em uma espécie de entrevista.

Dica #7: Seja simpático sem perder o foco

É possível ser objetivo durante as conversas com o cliente e ao mesmo tempo dar abertura para a criação de uma relação mais próxima.

Afinal, a preocupação em manter uma postura profissional não exclui a possibilidade de um papo mais descontraído.

Você não precisa ser sério o tempo inteiro, ainda mais se esse não é o seu perfil.

Só fique atento para não perder de vista os objetivos da reunião e torná-la improdutiva.

Dica #8: Tome nota do que foi conversado

Durante a reunião de consultoria, anote as informações mais importantes para não esquecer de nada.

Com isso, você consegue verificar se todos os pontos necessários foram abordados.

E, depois, se for preciso confirmar algum ponto de vista com o cliente, tudo está registrado e disponível para ser consultado a qualquer hora.

Todas essas práticas que sugeri são simples mas bastante efetivas.Além de tornar suas reuniões mais produtivas, demonstram um alto nível de profissionalismo e ajudam a manter o engajamento no projeto.

Quais estratégias você usa para mandar bem nas reuniões? Compartilhe aqui com os membros do Prime!

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