Grande parte dos consultores trabalha sozinho. Como consequência, acabam assumindo atividades que não são estratégicas para o negócio.
Se esse é o seu caso, deve saber bem do que estou falando.
Mas o que são essas tarefas não-estratégicas? São aquelas de rotina, que não estão necessariamente associadas à entrega final para o cliente.
O problema é que muitas vezes elas se tornam uma armadilha para a gestão do tempo.
Pode ser que você ache que está com tempo sobrando e consegue dar conta de tudo. No entanto, ao fazer isso, deixa de se dedicar a uma possível prospecção ou à criação de um novo serviço.
A dúvida que geralmente fica é: como saber que chegou o momento de começar a terceirizar parte do trabalho para ganhar tempo?
É o que eu vou te contar a seguir!
5 sinais que mostram que é preciso terceirizar para ganhar tempo
Se você parar para analisar como tem usado o seu tempo, não vai ser difícil perceber se esses sinais estão presentes no seu dia a dia.
Veja só quais são eles:
1. Você gasta mais tempo com as atividades operacionais do que com as estratégicas
Colocando tudo na ponta do lápis, quantas horas você tem gastado com tarefas operacionais, como emissão de notas fiscais, pagamentos, e-mails e outras funções administrativas?
Ou seja, tudo aquilo que não diz respeito ao seu cliente final.
Para os empresários, o tempo é um bem muito precioso. Isso quer dizer que você não pode ignorar a matemática do tempo. E eu te mostro por quê.
Vamos supor que o valor da sua hora é R$ 400 e você gaste, em média, 30 “minutinhos” por dia com uma determinada atividade operacional.
Ao fazer isso de segunda a sexta, em um ano você terá gastado cerca de 126 horas.
Levando em conta o valor da sua hora, essa atividade operacional terá custado R$ 50.400.
Quando a gente olha para os valores, não tem como não se chocar, não é?
Podemos fazer o mesmo cálculo para tarefas diárias que tomam menos ou mais tempo:
- 5 minutos por dia = 21 horas por ano = R$ 8.400
- 10 minutos por dia = 42 horas por ano = R$ 16.800
- 15 minutos por dia = 63 horas por ano = R$ 25.200
- 1 hora por dia = 252 horas por ano = R$ 100.800
2. Você tem trabalhado mais horas por dia do que gostaria
Está se sentindo constantemente cansado? Parece que não sobra tempo para fazer outras coisas além de trabalhar?
Então você provavelmente está trabalhando demais – e não é o único.
Muitos consultores ficam exaustos por quererem dar conta de todas as demandas da própria empresa. Além disso, acham que ninguém mais pode fazer determinadas tarefas.
E aí acabam sacrificando todo tempo que possuem. Deixam de curtir a família, fazer um esporte ou aproveitar os momentos de lazer para trabalhar.
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3. O valor da sua hora é no mínimo 3x maior do que de um freelancer
Existem no mercado profissionais experientes e com as mais diversas habilidades para executar as atividades operacionais da sua empresa de consultoria.
E o melhor de tudo: por um preço equivalente a um terço (ou menos) do valor da hora de um consultor.
Mais um motivo que mostra por que não faz sentido perder tempo com tarefas que poderiam ser feitas por outras pessoas.
Além disso, hoje é muito fácil encontrar profissionais qualificados.
Em plataformas como Workana e 99freelas, por exemplo, você pode contratar um social media para cuidar das suas redes sociais, um redator para produzir conteúdo, entre outros.
Outra ótima dica é contratar um assistente virtual para cuidar das atividades financeiras e administrativas. E saiba que existem empresas especializadas nisso, como a Temporis Assessoria, que ajuda você a se livrar do trabalho operacional.
4. Você detesta fazer certas atividades
Também é importante pensar sobre todas aquelas tarefas que você não gosta de fazer.
Além de ocupar o seu tempo, são desagradáveis? Então não faz sentido você se desgastar com elas.
Se você detesta montar apresentações, conte com a ajuda de um designer. Se odeia classificar as despesas de acordo com o que o contador pede, treine alguém para cuidar disso.
Seja qual for a tarefa, é sempre possível encontrar um profissional que possa realizá-la. Assim, você não perde tempo, energia ou dinheiro por não apostar na terceirização.
5. Você se sente confortável em delegar atividades para um profissional remoto
Nos últimos 2 anos, quem ainda não trabalhava no esquema remoto teve que se adaptar. Mesmo as empresas mais tradicionais, resistentes a essa modalidade, perceberam que funciona.
Ainda mais diante de tantas ferramentas disponíveis.
Se você ainda tem receio, conte com essas ferramentas para acompanhar e controlar as atividades delegadas para outros profissionais.
O Trello, por exemplo, é ótimo para gerenciar tarefas. Há ainda as plataformas como o Slack, que funcionam como uma rede social interna.
Ou seja, não faltam recursos que permitem aos consultores ter uma experiência como se a outra pessoa estivesse lado a lado realizando o trabalho.
Para decidir se é hora de terceirizar, não é preciso identificar todos os sinais da lista.
Percebeu que um deles faz parte da sua realidade?
Então você já pode considerar a possibilidade de terceirizar. Os ganhos de produtividade serão significativos. Pode apostar!
Não sabe o que é delegar? Aprenda a usar a matriz de delegação
Alguns consultores talvez tenham dificuldade na hora de delegar tarefas pelo simples fato de nunca ter feito isso antes. Mas é muito simples, mesmo!
Para facilitar a sua vida, eu te apresento a matriz de delegação:
Veja como usá-la:
- Quadrante 1: insira as atividades que ama e que só você é capaz de realizar. Portanto, estamos falando daquelas que não podem ser delegadas.
- Quadrante 2: reúna as atividades que você ama fazer, mas sabe que uma outra pessoa pode dar conta. É possível que você não queira, num primeiro momento, abrir mão delas. No entanto, vai logo perceber que vale a pena.
- Quadrante 3: coloque as atividades que você não gosta nem um pouco de fazer, embora esteja fazendo. Ou seja, a solução que você precisa é delegar.
- Quadrante 4: insira as atividades que você detesta fazer e que podem ser feitas por outra pessoa. Bom, aqui não existe dúvida: delegue!
Espero que este artigo tenha ajudado a tirar suas dúvidas sobre o momento certo de terceirizar algumas tarefas da sua empresa.
Fique atento aos sinais e delegue tarefas sempre que for possível!
Este artigo foi escrito em parceria com Fabiano Aguiar, Fundador da Temporis Serviços de Assistente Virtual e membro da comunidade da Academia do Consultor.
