A Matriz GUT é um método eficiente de priorização de tarefas, problemas e estratégias para usar na consultoria. Com base em critérios estabelecidos, ajuda você a identificar o que precisa fazer primeiro e o que pode ficar para depois.
Dessa forma, fica mais fácil focar nas iniciativas mais importantes, que trazem mais resultados para o negócio — seja a sua consultoria ou a empresa do cliente.
Tudo isso de forma simples e prática.
Se você ainda não conhece a Matriz GUT, continue lendo para entender como essa ferramenta funciona!
O que é Matriz GUT?
Criada nos anos 1980, a Matriz GUT é uma das melhores ferramentas de priorização para variados contextos: diagnóstico de consultoria, planejamento estratégico, gestão de projetos, etc.
Na época, Charles Kepner e Benjamin Tregoe buscavam uma forma de priorizar a resolução de problemas nas indústrias japonesas e americanas. Diante da complexidade dos problemas e da limitação dos recursos, precisavam de critérios para decidir onde investi-los.
Chegaram aos três critérios que originaram a sigla GUT: Gravidade, Urgência e Tendência.
Desde então, a ferramenta vem sendo usada para classificar tudo aquilo que precisa ser colocado numa ordem de importância.
A partir de um cálculo que vou explicar mais para frente, a Matriz GUT responde à pergunta que insiste em surgir em muitos momentos: e agora, o que devo fazer primeiro?
Como funciona a Matriz GUT?
Agora que você já sabe para que serve a Matriz GUT, é hora de entender como o método funciona.
Para isso, precisamos conhecer melhor cada um dos elementos de classificação:
Gravidade (G)
A gravidade é o critério que avalia o impacto das consequências de um problema não resolvido ou uma tarefa não executada.
Se nada for feito, o que pode acontecer (com a sua consultoria, cliente ou projeto)? Ou seja, como os processos, resultados, pessoas, clientes e imagem de uma marca podem ser afetados?
Essa avaliação pode ser tanto quantitativa quanto qualitativa, dependendo da natureza da questão.
Então, você deve atribuir pontos, de 1 a 5, de acordo com o nível de gravidade:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave um
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência (U)
O segundo critério é a urgência, que considera o prazo disponível para realizar uma determinada atividade.
Sendo assim, analise quanto tempo você tem para fazer uma tarefa, resolver um problema, adotar uma estratégica ou concluir um projeto.
Enquanto algumas coisas podem esperar, outras estão atreladas a compromissos legais ou já estabelecidos junto aos clientes, por exemplo.
Portanto, a urgência é classificada, de 1 a 5, conforme o prazo:
- Longuíssimo prazo
- Longo prazo
- Médio prazo
- Curto prazo
- Imediatamente
Tendência (T)
A tendência é o último critério, que considera o padrão de evolução da situação. Mas o que isso quer dizer?
Basicamente, a tendência indica se um problema pode piorar com o tempo ou se manter estável caso nada seja feito a respeito.
Enquanto determinadas situações não mudam se atitudes não forem tomadas, outras podem virar uma bola de neve, piorar de uma hora para outra.
A partir disso, a tendência é classificada de 1 a 5:
- Desaparece
- Reduz-se ligeiramente
- Permanece
- Aumenta
- Piora muito
Quais as vantagens da Matriz GUT?
Embora existam outros métodos de priorização, a Matriz GUT oferece muitas vantagens para quem trabalha com consultoria.
Além de ser intuitiva e fácil de usar, tem outros pontos positivos:
- oferece uma visão sistêmica dos contextos;
- apoia a tomada de decisões;
- ajuda a resolver problemas mais graves;
- pode ser aplicada em qualquer área, negócio ou projeto.
Mas vale ressaltar que o foco da Matriz GUT é priorizar, não resolver problemas.
Por isso, costuma ser complementada por outras metodologias, como, por exemplo, Análise SWOT, Ciclo PDCA e Diagrama de Ishikawa.
Leia mais:
- Como usar a Matriz Ansoff no planejamento estratégico
- 7 melhores ferramentas para gerenciamento de projetos
Como usar a Matriz GUT na consultoria?
Depois de entender os conceitos e modo de funcionamento, vamos falar sobre como usar a Matriz GUT na consultoria de forma prática:
Liste os problemas
Para começar, você deve montar uma lista dos projetos, problemas e/ou tarefas que precisam ser realizadas.
Como comentei aqui, a Matriz GUT pode ser usada tanto na gestão do seu negócio de consultoria quanto nos serviços prestados aos clientes.
Uma dica é já montar a lista numa tabela.
Assim, depois basta preencher as outras colunas com as pontuações para cada critério e ordem de prioridade — isso vai ficar mais claro quando mostrar um modelo de planilha a seguir.
Calcule a prioridade de cada problema
Com a lista de problemas em mãos, é hora de classificar cada um deles, de 1 a 5, nos critérios Gravidade, Urgência e Tendência.
Feito isso, você deve multiplicar as notas dadas às três variáveis (G x U x V) para obter a pontuação (GUT). A partir dos resultados desse cálculo, a ordem de prioridade é criada, do maior para o menor valor.
Então, você tem maior clareza do que demanda mais atenção para investir seu tempo e energia de maneira eficiente.
Crie um plano de ação
Depois de priorizar os problemas, projetos e/ou tarefas, é preciso criar planos de ação para cada um deles.
Afinal, de nada adianta descobrir o que é mais importante e não tomar nenhuma atitude.
A Matriz GUT costuma ser usada sobretudo nos momentos mais críticos, em que o consultor precisa de clareza e uma melhor organização.
Portanto, estabeleça prazos para executar as ações de forma planejada. E faça o acompanhamento para garantir que os prazos sejam atendidos.
Conte com a ajuda de uma planilha
Se quiser otimizar o uso da Matriz GUT na consultoria, adotar uma planilha é uma ótima estratégia.
No LUZ Prime, você encontra um modelo pronto de Planilha de Matriz GUT em Excel 5.0, que inclui dashboard, aba de plano de ação, além de gerar relatórios automáticos.
Basta preencher as colunas com os problemas e as notas de gravidade, urgência e tendência para obter a pontuação e ordem de prioridade de forma automática.
Os modelos prontos são grandes aliados não só dessa mas também de outras metodologias. Além de facilitar a aplicação, ajuda a otimizar o seu tempo e aumentar a produtividade dos consultores.
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