Planilha de Gestão de Compras Completa em Excel 4.0

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Controle o seu processo de compras garantindo que estão sendo feitas cotações, que formulários de ordem de compras estão sendo utilizado e que os melhores preços foram obtidos!

Cadastro de Fornecedores e Produtos

Na primeira etapa de uso da planilha, você poderá cadastrar todos os produtos e a sua empresa tem que comprar recorrentemente, assim como os dados de todos os fornecedores e funcionários.

Cotação de Preços

Na aba de cotação de preços, você pode fazer até cotações diferentes e selecionar as melhores de maneira automática.

Formulário de Ordem / Requisição de Compra

Anote todos os dados de qualquer pedido de compra com esse formulário pronto para ser impresso

Gestão de Compras

Após selecionar a melhor cotação, você poderá lançar a compra em si na próxima aba, definindo responsável, data, valor final e quantidade!

Acompanhamento de Variação de Preços

Escolha um produto e veja exatamente o quanto ele está variando (para cima ou para baixo) de mês para mês de acordo com os pedidos de compras que você fez

Relatório Geral de Compras

Automaticamente, a planilha vai somando e categorizando todos os lançamentos que foram feitos. Assim, você terá acesso à um relatório completo com os dados mais importantes das suas compras como os produtos mais compras e também os mais caros.

Dashboard Geral de Compras

Nesse painel de controle você consegue visualizar os principais dados de comrpas da sua empresa de maneira completa e visual

Dashboard de Análise Individual

Escolha um produto ou material e veja todas as principais informações de compras realizadas relacionadas a ele

Dashboard com Ranking de Fornecedores e Compradores

Veja uma lista com os principais gastos com fornecedores e quais compradores realizaram compras maiores de maneira simples e automática

Vídeo Explicativo desse Modelo

O que é gestão de compras?

A gestão de compras diz respeito à organização e planejamento do processo de compras de uma empresa.

Inclui uma série de estratégias relacionadas à aprovação de ordens de compra, recebimento de mercadorias, inspeção da qualidade dos materiais, pagamento de fornecedores, atendimento de prazos, entre outras tarefas.

Dessa forma, a gestão de compras garante a continuidade do fluxo produtivo e funcionamento da empresa.

Quando realizado do jeito certo, o processo contribui para a redução dos custos e aumento dos lucros.

Qual a importância da gestão de compras?

Se quiser se destacar no mercado, saiba que o cuidado com a gestão de compras faz toda a diferença.

Do contrário, o seu negócio pode enfrentar diversos problemas, como:

  • falta de clareza sobre despesas;
  • atrasos no pagamento de fornecedores;
  • desperdício de tempo e retrabalho;
  • gargalos na cadeia logística;
  • insatisfação dos clientes.

Portanto, é fundamental que você adote processos contínuos para gerenciar as atividades do setor de compras.

No começo, talvez seja difícil implementar as estratégias, já que demanda uma mudança de paradigma.

Ainda assim, o esforço vale a pena!

Isso porque a gestão de compras é indispensável para garantir a sobrevivência e aumentar a competitividade das empresas no mercado.

Como fazer uma gestão de compras eficiente?

Agora que você sabe por que deve investir na organização e planejamento das compras, é hora de falar sobre como funciona na prática.

Confira quais são as estratégias que não podem ficar de fora da gestão de compras do seu negócio:

Alinhe as compras com a demanda real

Ficar com produtos ou matérias-primas paradas no estoque é sinônimo de prejuízo. E não ter material disponível quando a demanda aparece também não é nada bom, pois prejudica o fluxo de produção e de vendas.

Portanto, as compras devem ser feitas conforme a demanda real.

No caso do varejo e distribuição, é preciso contar com o apoio do controle de estoque para acompanhar os níveis e a saída de produtos.

Dessa forma, a empresa faz o acompanhamento constante e realiza novas compras apenas quando for necessário.

E a mesma lógica se aplica às indústrias.

A compra de insumos deve acompanhar o fluxo produção, que, por sua vez, deve sempre se adequar às vendas.

Monitore os produtos e atividades

O monitoramento é parte fundamental da gestão de compras, sabia?

Isso porque fornece informações valiosas para a definição de estratégias do setor de compras. 

Verifique se alguma atividade da empresa tem passado por constantes paralisações, atrasos ou dificuldades. Então, tente entender como o problema pode ser resolvido.

Também é preciso identificar eventuais desperdícios de materiais e quais fatores mais impactam a produtividade da empresa.

Organize os processos

A organização dos processos começa com o mapeamento: identifique e registre num documento todos os processos do setor de compras.

Assim, fica mais fácil ter uma visão geral e buscar maneiras de otimizá-los.

Cruze essas informações com o monitoramento de produtos e atividades para identificar as eventuais falhas nos processos.

Desperdícios, paralisação de atividade e atrasos na produção podem ser facilmente resolvidos a partir da organização e de ajustes nos processos já existentes.

Compare preços e qualidade

Toda empresa deseja aumentar a sua margem de lucro, certo? Mas isso nem sempre é fácil.

Afinal, não basta apenas comprar os insumos e mercadorias mais baratas.

Se quiser reduzir o custo de produção ou distribuição, você deve pesquisar bastante e comparar preços.

Entre em contato com diferentes fornecedores até encontrar aqueles que atendem as suas necessidades com o melhor custo-benefício.

Mas tome cuidado para não deixar a qualidade lado.

De nada adianta reduzir os custos se a entrega para o cliente não atende às expectativas. Além de perder a clientela, os riscos para a reputação da marca são grandes.

Negocie sempre

Fique sabendo que a negociação também é parte importante da gestão de compras. E não diz respeito apenas aos preços mas também aos prazos e formas de pagamento.

Antes de fechar negócio com um fornecedor, deixe bem claro as suas condições quanto às datas de entrega de matérias-primas e/ou produtos.

Pode ser que um fornecedor tenha o que a sua empresa precisa, por um preço atrativo, mas não consegue cumprir com os prazos, gerando uma série de prejuízos.

Ou, ainda, não ofereça formas de pagamento adequadas à realidade do seu negócio.

Cuide da relação com fornecedores

Faça o cadastro dos fornecedores da empresa e registre informações relacionadas a preço, qualidade e prazo de entrega.

Caso ocorra algum problema, não deixe de registrá-lo para manter um histórico do relacionamento com cada fornecedor.

Além disso, é importante a empresa estreitar laços com aqueles estratégicos para o negócio, que entregam produtos de qualidade, no prazo e com preço atrativo.

Tenha uma planilha de gestão de compras

Se quiser ter eficiência na gestão de compras, conte com a ajuda de uma ferramenta adequada, como a Planilha de Gestão de Compras Completa em Excel 4.0 do LUZ Prime.

De forma simples, você consegue colocar todas as estratégias em prática, além de gerar relatórios com as principais informações do setor de compras.

E o melhor de tudo é poder realizar todo processo de gestão de compras em um único lugar!

Seja Prime e tenha acesso a centenas de modelos prontos de planilhas e apresentações profissionais!

Mais do que ter verba disponível, as empresas precisam saber comprar de forma estratégica e assertiva para reduzir gastos e aumentar seu nível de competitividade.

Como vimos aqui, isso só é possível com uma boa gestão de compras.

Adote a Planilha de Gestão de Compras Completa em Excel 4.0 para simplificar seu trabalho e ganhar tempo.

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