Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel 5.0

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Está sentindo falta de uma ferramenta que te permita gerenciar todos os seus projetos simultaneamente?

A Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel 5.0 é a solução para você!

Para controlar todas as etapas envolvidas e reduzir risco de fracasso, a gestão de projetos é fundamental para qualquer empresa moderna e, nossa planilha, te oferece diversos recursos para otimizar o gerenciamento de todos os seus projetos.

Novidades da Versão 5.0:

  • Possiblidade de gerenciar múltiplos projetos simultaneamente
  • Gráfico de Gantt gerado automaticamente
  • Envio de email de tarefas direto da planilha
  • Facilidade de troca da logo em todas as abas com um só clique
  • Customização rápida de cores e fontes do menu
  • Novo layout de menu (escondido ou aberto) melhora visualização
  • Multi-idiomas

Para quem é a Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel?

Essa planilha é indica para quem deseja aplicar as boas práticas de Gerenciamento de Projetos independente do segmento, área, tamanho do projeto, orçamentos, prazo.

Ela é recomendada para quem gerenciar múltiplos projetos simultaneamente pois oferece uma gama de ferramentas muito útil para otimizar a gestão.

Como funciona a Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel?

Com a planilha de gerenciamento de projetos você irá controlar prazos planejados e realizados, orçamento gasto e recebido, entregáveis e resultado de múltiplos projetos ao mesmo tempo.

Cadastro dos Projetos

Na primeira parte da planilha, você vai cadastrar todos os seus projetos como nome do cliente, tipo de projeto, valor total e datas de início e término planejadas.

Cadastro de Consultores

Em seguida, você poderá cadastrar o banco de dados de consultores da sua operação.

Estrutura Analítica dos Projetos (EAP)

Nessa importante aba, você poderá definir toda a estrutura de todos os seus projetos, definindo, para cada tarefa um responsável e acompanhando as datas de início e término, planejadas e realizadas.

Cronograma Realizado x Planejado

Selecionando cada um de seus projetos, você terá uma visão geral da sua estrutura de tarefas com um comparativo detalhado do que foi planejado e realizado.

Gráfico Gantt

Automaticamente, a planilha vai criar, um cronograma para cada projeto em formato de gráfico de Gantt com as tarefas, datas de início e fim planejadas e realizadas.

Controle de Custos

Registre cada um dos seus custos, associando ao projeto correto, entregável e responsável com o controle do que foi orçado e realizado.

Relatório de Visão Geral e Cronograma para Impressão

Você terá uma visão geral do desempenho dos seus projetos, assim como gráficos Gantt contendo o cronograma prontos para impressão em folha A4.

Dashboard Geral e por Projeto

Resumindo todos os dados e resultados dos seus projetos, você terá duas abas de dashboard com os principais indicadores gerais e também detalhamento individual por projeto.

 

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Vídeo Explicativo da Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel 5.0

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é feito para trazer mais eficiência e segurança para projetos de todos os tipos e tamanhos.

Para isso, reúne uma série de práticas para cada uma de suas fases:

  1. Início;
  2. Planejamento;
  3. Execução;
  4. Monitoramento;
  5. e Finalização.

Seja qual for a natureza, um projeto envolve a realização de certos esforços, por um determinado período, para se atingir um objetivo.

Esse objetivo pode ser a criação de um novo negócio, serviço, produto, campanha, estruturação interna, pesquisa, construção, entre tantas outras possibilidades.

Mas todos têm em comum as fases listadas acima, que vão do início ao fim.

Dependendo da complexidade, o gerenciamento de projetos pode ser segmentado em áreas de conhecimento, como sugere o Guia PMBOK:

A partir disso, fica mais fácil analisar todos os aspectos de um projeto.

O gerenciamento ajuda, portanto, a olhar com atenção para as práticas e processos que precisam existir para um projeto dar certo.

Em vez de contar com a sorte, você adota uma maneira organizada de gerenciar um ou mais projetos do começo ao fim, aumentando as chances de sucesso.

Quanto maior e mais complexo um projeto for, mais avançados devem ser o planejamento e o gerenciamento.

Qual a importância do gerenciamento de projetos?

Ao cuidar da organização em todas as fases, o gerenciamento de projetos promove aspectos relevantes para o sucesso de qualquer iniciativa.

Veja quais são os principais:

Melhora o alinhamento entre os envolvidos

Se você trabalha com projetos, já deve ter vivido uma situação bastante comum: a falta de entendimento dos objetivos do projeto e a relação deles com a estratégia do negócio.

Isso acontece em diversas empresas.

Nem sempre os envolvidos conseguem visualizar como um projeto dialoga com os objetivos da empresa.

Embora a solução para isso não seja simples, o gerenciamento de projetos pode ajudar, pois envolve a equipe desde o início, deixa claro os objetivos e o que deve ser feito para alcançá-los.

Otimiza o trabalho em equipe

Nada pior para a produtividade do que as pessoas não saberem o que precisam fazer.

Pensando nisso, o gerenciamento de projetos oferece todas as especificações necessárias para que o trabalho em equipe flua.

Além de envolver discussões sobre os objetivos e estratégias, trata das especificações de escopo, funções, atividades e cronograma.

Dessa forma, todos sabem o que devem fazer, quando e por quê.

Há ainda outro benefício para os profissionais: a distribuição mais justa da carga de trabalho.

Evita riscos e prejuízos

Mesmo com muito planejamento, as coisas podem sair do controle por conta de problemas inesperados.

Ao fazer o gerenciamento de projetos, você evita passar por esse tipo de situação.

Não quer dizer que você terá controle sobre tudo. Trata-se, na verdade, de se antecipar para possíveis riscos e criar um “plano B”.

Assim, fica mais fácil resolver os problemas quando eles surgirem sem deixar o projeto desmoronar.

6 boas práticas de gerenciamento de projetos

Se você quer aproveitar os benefícios gerados pelo gerenciamento de projetos, confira quais práticas não podem ser deixadas de lado:

1. Tenha um responsável pela gestão

Todo projeto precisa de um gerente, alguém para estar na liderança.

Isso não quer dizer que os demais profissionais não tenham responsabilidades. A questão é ter alguém encarregado de olhar o todo, administrar os recursos, cronograma, escopo, etc.

Por se tratar de uma função complexa, é importante que o gerente de projetos tenha o mínimo de experiência para tocar as atividades com segurança.

2. Trace objetivos claros

Desde o início, a sua empresa ou o seu cliente de consultoria precisa ter clareza sobre o que deseja com conquistar com determinado projeto.

Ou seja, os objetivos e metas devem ser bem delineados para ninguém se perder.

Por nortearem o trabalho dos profissionais envolvidos, precisam ser compartilhados com toda a equipe para garantir a organização e motivação das pessoas.

3. Crie planos de ação

Toda ideia precisa de um plano de ação para ser tirada do papel. Ou seja, depende de um cronograma, tarefas definidas e responsáveis.

Além de criar as condições necessárias para o projeto ser realizado, o plano de ação permite monitorar a evolução.

Portanto, ajuda a acompanhar se as tarefas programas estão sendo feitas, se houve dificuldades, se as pessoas estão cumprindo seu papel, se os prazos estão sendo atendidos, entre outros detalhes.

4. Adote uma metodologia

Aqui na LUZ batemos muito na tecla da importância das metodologias, e não é por acaso.

Quando você conta com a ajuda de processos, que já foram usados e testados por muitas empresas, as chances de obter sucesso no gerenciamento de projetos aumentam, sabia?

Na seção Como gerenciar projetosdo blog da LUZ, você encontra inúmeros artigos que abordam diversas metodologias úteis e como colocá-las em práticas.

5. Acompanhe o projeto de perto

Mesmo que as coisas pareçam estar caminhando bem, não deixe de fazer o monitoramento constante do projeto.

Ao finar de olho na qualidade, nos prazos, nos custos, na equipe e em outros aspectos, você consegue encontrar possíveis falhas antes delas se tornarem grandes problemas.

Sendo assim, trata-se sobre estar um passo a frente, identificando pontos fora da curva e criando ações emergenciais quando for preciso.

6. Conte com a ajuda de uma planilha

O responsável pelo gerenciamento de projetos precisa lidar com uma série de responsabilidades e atribuições.

Para não se perder, a adoção de uma planilha adequada é fundamental!

Com a Planilha de Gerenciamento de Projetos em Excel 5.0, você consegue cuidar de todas as etapas e aspectos do gerenciamento de vários projetos em um único lugar.

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